Profili di criticità nella norma sul whistleblowing

È dello scorso 23 dicembre la pubblicazione sul sito dell’Ivass del documento di consultazione 5/2019, intitolato Schema di regolamento Ivass recante disposizioni in materia di sistemi di segnalazione delle violazioni.

Il documento, che rimarrà in consultazione fino al prossimo 21 febbraio (1), dà attuazione agli articoli 10-quater e 10-quinquies (2) del decreto legislativo del 7 settembre 2005, n. 209 (Codice delle assicurazioni private), inseriti nel testo del codice per effetto del decreto legislativo del 21 maggio 2018, n. 68, di implementazione della direttiva Ue 2016/97 sulla distribuzione assicurativa (Idd). 

Il testo del futuro regolamento, che ha per destinatari le imprese di assicurazione e riassicurazione autorizzate in Italia; le sedi secondarie di imprese con sede legale in uno Stato terzo, le sedi secondarie di imprese stabilite in uno Stato dello Spazio economico europeo (See) che svolgono attività in Italia in regime di stabilimento, le imprese di assicurazione locali, gli intermediari iscritti al Rui e gli intermediari stabiliti in uno Stato See che operano in Italia in regime di stabilimento, ha a oggetto i presidi di natura procedurale e organizzativa che i destinatari del documento devono adottare entro il mese di giugno 2020 per consentire al proprio personale (anche cessato) di segnalare atti o fatti che possono costituire violazione delle norme che regolano l’attività svolta (whistleblowing).

In particolare, la segnalazione, che deve essere circostanziata, deve avere a oggetto fatti conosciuti e verificabili, e individuare l’autore della condotta illecita o illegittima, deve altresì contenere elementi utili al fine di consentire ai soggetti preposti (su cui vedi infra) di svolgere le verifiche di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Nel rispetto del principio di proporzionalità, il documento prevede due diversi regimi di segnalazioni interne, e cioè il regime di base e quello ridotto, calibrati per tipologia di destinatario del documento e per numero di dipendenti.

(i) Il regime di base si applica:

a) alle imprese di assicurazione o di riassicurazione stabilite in Italia, alle sedi secondarie di imprese aventi sede legale in uno Stato terzo o alle sedi secondarie di imprese stabilite in uno Stato See la quali, svolgenti attività in regime di stabilimento sul territorio della Repubblica, abbiano personale superiore o uguale a 10 unità;

b) agli intermediari iscritti alle sezioni A, B, D ed E, purché costituiti in forma di società di capitali, e agli intermediari costituiti in uno Stato See, indipendentemente dalla loro forma giuridica, che siano abilitati a operare nel territorio della Repubblica in regime di stabilimento, con personale superiore o uguale a 30 unità.

Il regime prevede che l’organo amministrativo dei soggetti sopra menzionati approvi i sistemi interni di segnalazione delle violazioni in proporzione alla natura, portata e complessità dei rischi relativi all’attività svolta, e inoltre che si provveda alla nomina di un responsabile dei sistemi interni di segnalazione, che assicuri il corretto svolgimento delle procedure, garantendone presidi d’indipendenza. Tale ultimo responsabile riferirà tempestivamente all’organo amministrativo e di controllo le segnalazioni di eventuali violazioni reputate rilevanti.

Ai sensi dell’articolo 5, comma 3, del documento, poi, i sistemi di segnalazione devono indicare tra l’altro:

• i soggetti abilitati ad attivare tali sistemi;
• gli atti/fatti oggetto di segnalazione;
• le modalità di segnalazione;
• le procedure per la trattazione delle segnalazioni;
• le ipotesi nelle quali il responsabile di sistema deve darne comunicazione agli organi amministrativi e di controllo;
• le modalità con le quali segnalante e segnalato sono informati sul seguito della segnalazione;
• l’obbligo per il segnalante di dichiarare se ha un interesse proprio collegato alla segnalazione;
• il trattamento privilegiato riservato al segnalante, nei casi di correità e devono essere strutturati in modo da garantire che le segnalazioni vengano ricevute, esaminate e valutate attraverso canali specifici, autonomi e indipendenti.

(ii) Il regime denominato ridotto, invece, si applica a:

a) imprese di assicurazione o riassicurazione stabilite in Italia, alle sedi secondarie di imprese aventi sede legale in uno Stato terzo o alle sedi secondarie di imprese stabilite in uno Stato See la quali, svolgenti attività in regime di stabilimento sul territorio della Repubblica, abbiano personale inferiore a 10 unità;

b) imprese di assicurazioni locali;

c) intermediari iscritti alle sezioni A, B, D ed E, purché costituiti in forma di società di capitali, e agli intermediari costituiti in uno Stato See, indipendentemente dalla loro forma giuridica – che siano abilitati a operare nel territorio della Repubblica in regime di stabilimento, con personale superiore a 10 e inferiore a 30 unità. 

Il regime ridotto prevede gli stessi presidi previsti per il regime di base, fatta eccezione, tra l’altro, per la necessità del responsabile dei sistemi interni di garantire l’adeguata indipendenza dei presidi.

(1) Eventuali commenti potranno essere inviati all’indirizzo di posta elettronica whistleblowing@ivass.it, utilizzando il file word allegato al documento.

(2) L’articolo 10-quater (Sistemi interni di segnalazione delle violazioni) recita: “1. Le imprese di assicurazione o di riassicurazione, gli intermediari assicurativi e riassicurativi, inclusi gli intermediari assicurativi a titolo accessorio, adottano procedure specifiche per la segnalazione al proprio interno, da parte del personale, di atti o fatti che possano costituire violazione delle norne disciplinanti l’attività svolta, di cui al presente codice. 2. Le procedure previste al comma 1 sono idonee a garantire: a) la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità amministrativa o giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione; b) la protezione adeguata dei dipendenti dei soggetti di cui al comma 1 e, ove possibile, di altre persone che riferiscono di violazioni commesse all’interno degli stessi almeno contro ritorsioni, discriminazioni e altri tipi di trattamento iniquo; c) un canale specifico, indipendente ed autonomo per la segnalazione. 3. Fuori dei casi di responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione, ovvero per lo stesso titolo ai sensi dell’articolo 2043 del codice civile, la presentazione di una segnalazione nell’ambito della procedura di cui al comma 1 non costituisce violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro. 4. La disposizione di cui all’articolo 7, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, non trova applicazione avuto riguardo all’età del segnalante, che può essere rivelata solo con il suo consenso quando la conoscenza sia indispensabile per la difesa del segnalato. Le imprese di assicurazione o di riassicurazione, gli intermediari assicurativi e riassicurativi, inclusi gli intermediari assicurativi a titolo accessorio osservano le disposizioni di attuazione del presente articolo emanate dall’IIvass.” A mente dell’articolo 10- quinquies (Procedura di segnalazione delle violazioni) del Codice “1. L’Ivass: a) riceve segnalazioni da parte dei dipendenti dei soggetti di cui all’articolo 10-quater, comma 1, riguardanti violazioni delle norme del presente codice, nonché di disposizioni dell’Unione europea direttamente applicabili; b) stabilisce condizioni, limiti e procedure per la ricezione delle segnalazioni; c) si avvale delle informazioni contenute nelle segnalazioni, ove rilevanti, esclusivamente nell’esercizio delle funzioni di vigilanza. 2. Gli atti relativi alle segnalazioni di cui al comma 1 sono sottratti all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni.”