Il valore legale della corrispondenza via e-mail

Nell’era dell’intelligenza artificiale l’impiego della tecnologia nel settore legale continua a generare difficoltà interpretative e incomprensioni, talvolta con gravi conseguenze, anche su questioni apparentemente banali.

Di recente, il Tribunale di Milano, in una controversia assicurativa, ha esaminato il significato del termine sottoscrizione, ai sensi del Codice Civile, con riferimento alle diverse modalità di formalizzazione di atti scritti, in un contesto in cui i documenti cartacei su cui è possibile apporre una firma autografa sono sempre meno diffusi.

Nella causa in questione, un assicurato ha chiesto al proprio assicuratore D&O il rimborso integrale delle spese legali sostenute per la difesa in una causa multimilionaria intentata contro di lui davanti all’Autorità Giudiziaria dello Stato della California. La compagnia ha accettato di rifondere solo parzialmente.

Parallelamente allo sviluppo del procedimento negli Stati Uniti, l’assicurato ha intrattenuto una fitta corrispondenza con la compagnia di assicurazione via e-mail per diversi anni, insistendo per ottenere il rimborso completo, ripetutamente negato.

Al termine del contenzioso statunitense, l’assicurato, dopo aver inviato una messa in mora alla compagnia, ha intentato una causa per recuperare integralmente le spese di resistenza corrisposte agli avvocati statunitensi.

In base alle norme sostanziali applicabili, il termine di prescrizione per la richiesta di rimborso di spese di resistenza è di due anni a decorrere dalla data in cui le fatture dell’avvocato diventano esigibili.

Tuttavia, il termine di prescrizione può essere agevolmente interrotto da una richiesta formale di pagamento, ossia un qualsiasi atto scritto con cui il creditore manifesti al debitore la sua intenzione di ottenere l’adempimento.

L’assicurato ha fatto riferimento alla corrispondenza e-mail per dimostrare che la richiesta di rimborso non era prescritta, in quanto il periodo di prescrizione era stato interrotto dai diversi messaggi inviati via e-mail. Tuttavia, il Tribunale di Milano ha accolto l’eccezione di prescrizione sollevata dalla compagnia, sul presupposto che le e-mail non costituissero valida messa in mora.

È un principio consolidato che il termine di prescrizione può essere interrotto da qualsiasi comunicazione, anche non integrante una richiesta formale di adempimento, purché esprima, esplicitamente o implicitamente, l’intenzione di esercitare il diritto (cfr. sentenza della Corte di Cassazione n. 24913/2022). Tuttavia, la messa in mora deve avere forma scritta.

Infatti, “In materia di atti giuridici ricettizi a contenuto dichiarativo, quale è l’atto di costituzione in mora, per il quale è richiesta la forma scritta ad validitatem, la sottoscrizione - quale modalità di assunzione della paternità della dichiarazione, rispondente al requisito formale prescritto - costituisce elemento essenziale, in mancanza del quale non è dato sussumere il documento nella fattispecie legale della scrittura privata, produttiva di effetti giuridici” (si veda la sentenza della Corte di Cassazione n. 12182/2021).

Pertanto, una richiesta di pagamento che manca della firma dell’autore non è sufficiente a interrompere il termine di prescrizione.

La domanda da porsi è quindi: come deve essere apposta la firma nel caso di comunicazioni elettroniche (e-mail)?

Ai sensi dell’articolo 20 bis del Decreto Legislativo 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale): “Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento”.

Nel caso in commento, il Tribunale di Milano ha ritenuto che, poiché l’assicurato aveva firmato le comunicazioni via e-mail semplicemente digitando il proprio nome e cognome, senza alcuna delle formalità richieste per qualificare la firma sulla base delle forme consentite dall’art. 20 bis citato, le e-mail devono considerarsi documenti non firmati e quindi inidonei a interrompere il termine di prescrizione.

Questa importante decisione del Tribunale di Milano fa seguito a una recente sentenza della Corte di Cassazione, che ha stabilito che le e-mail prive di firma elettronica non hanno valore legale, poiché secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale “solo il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale può considerarsi eseguito dall’autore” (Corte di Cassazione, sentenza n. 22012/2023).

In conclusione, occorre prestare la massima attenzione alla forma delle comunicazioni, tenendo presente che i messaggi di posta elettronica, una modalità di comunicazione comune e veloce, possono essere privi dei requisiti fondamentali per produrre effetti giuridici ai sensi di legge.