Le regole per un amministratore indipendente

Il 3 luglio 2018 l’Ivass ha emanato il regolamento n. 38 avente a oggetto il sistema di governo societario delle imprese e dei gruppi assicurativi (il “Regolamento”). Il Regolamento si propone di razionalizzare le norme vigenti sulla governance, allineandole alla direttiva 2009/138 CE (Solvency II), al regolamento delegato n. 35 dell’Unione Europea e alle linee guida di Eiopa.

Tra le numerose aree di intervento del Regolamento, il presente contributo ha ad oggetto solo uno specifico aspetto relativo al governo societario, vale a dire quello concernente l’obbligatoria presenza di amministratori indipendenti. In particolare, il Regolamento rafforza il ruolo dell’organo amministrativo quale responsabile ultimo del sistema del governo societario, demandando allo stesso, nell’ambito dei compiti di indirizzo strategico e organizzativo di cui all’art. 2381 C.C., il compito di verificare, tra l’altro, almeno una volta l’anno, che vi sia una presenza numericamente adeguata di amministratori indipendenti (privi di deleghe esecutive), avuto riguardo all’attività svolta. Pertanto, tra le modifiche che le società sono chiamate ad apportare ai propri statuti, vi è la definizione del requisito di indipendenza, di cui alcuni dei membri dell’organo amministrativo devono essere in possesso ai sensi dell’art. 5, comma 2, lettera z) del Regolamento.  

Ai sensi dell’art. 95 del Regolamento, le società i cui organi sociali scadevano con l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2018 erano tenute a modificare gli statuti in tale occasione, mentre per le altre è stato previsto un termine più lungo, ossia entro il 2021.

Ad oggi non esiste una definizione normativa del requisito di indipendenza e Ivass non ha emanato linee guida in merito. 

Pertanto, l’individuazione della definizione di “consigliere indipendente” è rimessa all’autonomia statutaria. Inoltre, non è stato specificato il livello di dettaglio con cui la definizione del requisito di indipendenza deve essere declinata in statuto, suscitando un acceso dibattito tra i diversi consulenti di settore sull’opportunità o meno di individuare in modo puntuale gli elementi di valutazione del requisito. 

Illustreremo di seguito la scelta effettuata dalle società che abbiamo assistito nell’adozione delle modifiche statutarie in occasione dell’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2018 a vantaggio delle società che vi provvederanno nei prossimi esercizi.

L’assenza di specifiche indicazioni per il settore assicurativo ha indotto gli operatori di tale mercato ad analizzare come il requisito di indipendenza dei membri del consiglio di amministrazione sia stato definito nel Codice di autodisciplina predisposto da Borsa italiana S.p.A. e nelle disposizioni di vigilanza in materia di organizzazione e governo societario delle banche predisposte da Banca d’Italia.

Dai documenti predetti emerge una definizione precisa di amministratore indipendente, corredata da un elenco dettagliato, seppur non tassativo, delle diverse situazioni e circostanze che consentono di escludere il possesso del requisito di indipendenza, avuto riguardo alle pregresse e/o attuali relazioni personali e/o professionali intrattenute dal candidato con la società e/o il gruppo di appartenenza della stessa.

Tuttavia, ci si è chiesto se fosse opportuno vincolare, in tale primissima fase di implementazione del Regolamento, le società a una definizione di amministratore indipendente dettagliata e stringente, ove non esplicitamente richiesto dalla normativa in vigore.

Pertanto, abbiamo consigliato alle società da noi assistite di introdurre nello statuto una clausola di ampio respiro che si limita a sancire statutariamente che l’amministratore indipendente è tale quando non intrattiene, né ha di recente intrattenuto, neppure indirettamente, con la società o con società controllanti, società controllate o soggette al medesimo controllo o con soggetti legati alle predette società, relazioni tali da condizionarne l’autonomia di giudizio, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa tempo per tempo vigente. 

In conformità alle disposizioni di cui agli articoli 196 del D.Lgs. 209/2005 e 4 del Regolamento Isvap n. 14/2008, gli statuti così modificati sono stati sottoposti a Ivass per approvazione. 

In risposta alla predetta istanza, Ivass ha comunicato alle società la sospensione del termine di 30 giorni per l’approvazione delle modifiche statutarie, chiedendo maggiori dettagli sui criteri che si intendevano utilizzare per verificare la sussistenza del requisito di indipendenza, nonché di precisare come i suddetti criteri sarebbero stati implementati nelle policy e/o nelle procedure aziendali. 

A fronte della suddetta richiesta, nel mediare tra le richieste di maggior dettaglio avanzate da Ivass e le esigenze dei nostri clienti di mantenere maggiore flessibilità, si è optato per prevedere nella fit & proper policy la tipologia (sebbene non tassativa) delle relazioni professionali e/o personali che sono suscettibili di escludere l’indipendenza del candidato ai sensi del paragrafo 3.C.1 del Codice di autodisciplina di Borsa Italiana S.p.A. (versione luglio 2018). Le predette relazioni sono state chiaramente adattate alle singole realtà aziendali che hanno suggerito, ad esempio, di modificare il riferimento temporale delle fattispecie sintomatiche di assenza di indipendenza previste dal codice predetto, al fine di rendere non eccessivamente complicata per le società la ricerca di candidati idonei. A seguito dell’invio ad Ivass della fit & proper policy delle società assistite, la Vigilanza ha autorizzato le modifiche statutarie proposte, fermo restando l’impegno delle società ad adottare tempestivamente la fit & proper policy nel testo condiviso con l’Istituto.

Appare evidente che l’impostazione adottata garantisce alla società maggiore flessibilità in quanto la fit & proper policy è un documento che può essere modificato per essere adattato alla normativa applicabile e alle esigenze aziendali senza incorrere nelle formalità e nei costi connessi alle modifiche statutarie. 

Dal punto di vista operativo, sarà possibile formulare una valutazione sull’adeguatezza dei criteri di indipendenza adottati solo nei prossimi esercizi, osservando le eventuali difficoltà pratiche riscontrate dalle società nella selezione di candidati e l’effettiva idoneità di tali criteri a garantire l’indipendenza degli stessi.