Obblighi di informativa: il modello unitario conviene
Una documentazione unica, resa da parte della compagnia in sede di stipula e che contenga i dati di tutti gli attori della catena assicurativa, consente evidenti benefici per le imprese, in termini di semplificazione e risparmio
03/11/2015
Sono note, da tempo, le problematiche affrontate dalle imprese di assicurazione nel dare compiuta attuazione ai diversi adempimenti derivanti dalla disciplina di protezione dei dati personali. E ciò, tenendo in considerazione che l'attività assicurativa può (i) articolarsi in una pluralità di fasi che possono interessare numerosi soggetti con i quali le imprese di assicurazione cooperano nel gestire un medesimo rischio, dando luogo al fenomeno della c.d. catena assicurativa e (ii) coinvolgere una pluralità di soggetti in veste di interessati, taluni dei quali possono non entrare direttamente in contatto con l'assicurazione in sede di conclusione del contratto.
In seguito a recenti procedimenti coinvolgenti l’Ivass, nonché il garante della privacy, è stato più volte sottolineato dallo scrivente come le compagnie di assicurazione possano adempiere gli obblighi di informativa ex D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 anche mediante un modello unitario. Si tratterebbe di una informativa resa una tantum da parte dell'impresa di assicurazione (effettivo titolare del trattamento) in sede di conclusione del contratto e anche nell'interesse dei diversi soggetti che, in qualità di autonomi titolari del trattamento, effettuano trattamenti relativi al medesimo rischio assicurato.
Al contrario, l'informativa fornita singolarmente da parte di ciascun titolare del trattamento operante all'interno della c.d. catena assicurativa comporterebbe, invece, modalità complesse di realizzazione dell'adempimento, oltre che maggiori costi e impegni amministrativi sproporzionati rispetto al diritto tutelato.
Ciò premesso, è sempre necessario che le imprese di assicurazione valutino il ruolo effettivamente svolto dai soggetti della catena assicurativa, verificando se sussiste un reale e autonomo potere decisionale in ordine alle finalità del trattamento o se essi devono, invece, conformare il proprio operato alle istruzioni formulate dalle compagnie assicurative, sì da doversi correttamente qualificare quali responsabili del trattamento.
Distinguere con chiarezza i diversi soggetti
Da un lato più squisitamente pratico, quindi, si consiglia di predisporre, in sede di conclusione del contratto, un'informativa per tutte le operazioni necessarie a dare corretta esecuzione al rapporto contrattuale al quale si riferisce l'informativa medesima e per altri trattamenti che possono essere effettuati lecitamente.
L'informativa, pur dovendo illustrare l’intensità dei flussi comunicativi, deve consentire all'interessato di rendersi conto con chiarezza dei diversi soggetti; a tal fine essa deve indicare con precisione le finalità in concreto perseguite dalla compagnia di assicurazione indicando, altresì, a chi possono essere comunicati i dati (in qualità di autonomi titolari del trattamento) o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili del trattamento, tenendo in considerazione che Un elenco aggiornato di tali soggetti deve essere comunque reso disponibile, anche on-line sul sito web delle compagnie di assicurazione, per agevolare l'esercizio del diritto d'accesso da parte dell'interessato (art. 13, comma 1, lett. f) del Codice), cfr. Garante Privacy, provv. 26 aprile 2007, doc. web n. 1410057.
Il Garante ha già espresso il proprio consenso affinché l’assicurazione stipulante possa rendere un'idonea informativa – contenente gli elementi indicati nell'art. 13 del Codice - anche nell’interesse degli altri titolari del trattamento (con particolare riferimento ai coassicuratori e ai riassicuratori). Tali ultimi, ai sensi dell’art. 13, comma 5, lett. c) Cod. Privacy, non sono di conseguenza tenuti a rendere un'ulteriore informativa sul trattamento già reso noto all'interessato, a condizione che: i titolari del trattamento siano individuati univocamente nell'informativa resa anche nel loro interesse; l'informativa sia formulata in modo da esplicitare univocamente anche le eventuali finalità ulteriori rispetto alla sola gestione del rischio assicurato perseguite da detti titolari del trattamento.
Il trattamento del dato nella catena assicurativa
Appare dunque consigliabile inserire una specifica previsione all’interno delle condizioni generali: la società […], Titolare del trattamento, tratta per finalità assicurative i dati personali spontaneamente conferiti che possono essere comunicati in Italia o all’estero ad altri soggetti che operano anche come Titolari o Responsabili autonomi, nel settore assicurativo – c.d. catena assicurativa – o correlati con funzione organizzativa o pubblica (ad es. coassicuratori; riassicuratori; intermediari assicurativi; medici fiduciari; banche; Sim; società di servizi informatici, di archiviazione, postali, di revisione, di consulenza, di pubblicità, di informazione commerciale per rischi finanziari, banche dati per controllo frodi, società di recupero crediti o liquidazione sinistri; organismi consortili del settore assicurativo, altri soggetti pubblici a comunicazione obbligatoria). Il consenso al trattamento, obbligatorio per il rapporto con la compagnia, riguarda anche trattamenti, comunicazioni e trasferimenti nella catena assicurativa. Tutti i dipendenti/collaboratori della compagnia trattano nell’ambito delle proprie funzioni e secondo le istruzioni ricevute i dati. Per talune attività la compagnia utilizza soggetti che svolgono, come responsabili del trattamento, compiti di natura tecnica/organizzativa. Previo separato e specifico consenso dell’interessato, i dati personali comuni verranno utilizzati da […] per finalità commerciali.
In seguito a recenti procedimenti coinvolgenti l’Ivass, nonché il garante della privacy, è stato più volte sottolineato dallo scrivente come le compagnie di assicurazione possano adempiere gli obblighi di informativa ex D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 anche mediante un modello unitario. Si tratterebbe di una informativa resa una tantum da parte dell'impresa di assicurazione (effettivo titolare del trattamento) in sede di conclusione del contratto e anche nell'interesse dei diversi soggetti che, in qualità di autonomi titolari del trattamento, effettuano trattamenti relativi al medesimo rischio assicurato.
Al contrario, l'informativa fornita singolarmente da parte di ciascun titolare del trattamento operante all'interno della c.d. catena assicurativa comporterebbe, invece, modalità complesse di realizzazione dell'adempimento, oltre che maggiori costi e impegni amministrativi sproporzionati rispetto al diritto tutelato.
Ciò premesso, è sempre necessario che le imprese di assicurazione valutino il ruolo effettivamente svolto dai soggetti della catena assicurativa, verificando se sussiste un reale e autonomo potere decisionale in ordine alle finalità del trattamento o se essi devono, invece, conformare il proprio operato alle istruzioni formulate dalle compagnie assicurative, sì da doversi correttamente qualificare quali responsabili del trattamento.
Distinguere con chiarezza i diversi soggetti
Da un lato più squisitamente pratico, quindi, si consiglia di predisporre, in sede di conclusione del contratto, un'informativa per tutte le operazioni necessarie a dare corretta esecuzione al rapporto contrattuale al quale si riferisce l'informativa medesima e per altri trattamenti che possono essere effettuati lecitamente.
L'informativa, pur dovendo illustrare l’intensità dei flussi comunicativi, deve consentire all'interessato di rendersi conto con chiarezza dei diversi soggetti; a tal fine essa deve indicare con precisione le finalità in concreto perseguite dalla compagnia di assicurazione indicando, altresì, a chi possono essere comunicati i dati (in qualità di autonomi titolari del trattamento) o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili del trattamento, tenendo in considerazione che Un elenco aggiornato di tali soggetti deve essere comunque reso disponibile, anche on-line sul sito web delle compagnie di assicurazione, per agevolare l'esercizio del diritto d'accesso da parte dell'interessato (art. 13, comma 1, lett. f) del Codice), cfr. Garante Privacy, provv. 26 aprile 2007, doc. web n. 1410057.
Il Garante ha già espresso il proprio consenso affinché l’assicurazione stipulante possa rendere un'idonea informativa – contenente gli elementi indicati nell'art. 13 del Codice - anche nell’interesse degli altri titolari del trattamento (con particolare riferimento ai coassicuratori e ai riassicuratori). Tali ultimi, ai sensi dell’art. 13, comma 5, lett. c) Cod. Privacy, non sono di conseguenza tenuti a rendere un'ulteriore informativa sul trattamento già reso noto all'interessato, a condizione che: i titolari del trattamento siano individuati univocamente nell'informativa resa anche nel loro interesse; l'informativa sia formulata in modo da esplicitare univocamente anche le eventuali finalità ulteriori rispetto alla sola gestione del rischio assicurato perseguite da detti titolari del trattamento.
Il trattamento del dato nella catena assicurativa
Appare dunque consigliabile inserire una specifica previsione all’interno delle condizioni generali: la società […], Titolare del trattamento, tratta per finalità assicurative i dati personali spontaneamente conferiti che possono essere comunicati in Italia o all’estero ad altri soggetti che operano anche come Titolari o Responsabili autonomi, nel settore assicurativo – c.d. catena assicurativa – o correlati con funzione organizzativa o pubblica (ad es. coassicuratori; riassicuratori; intermediari assicurativi; medici fiduciari; banche; Sim; società di servizi informatici, di archiviazione, postali, di revisione, di consulenza, di pubblicità, di informazione commerciale per rischi finanziari, banche dati per controllo frodi, società di recupero crediti o liquidazione sinistri; organismi consortili del settore assicurativo, altri soggetti pubblici a comunicazione obbligatoria). Il consenso al trattamento, obbligatorio per il rapporto con la compagnia, riguarda anche trattamenti, comunicazioni e trasferimenti nella catena assicurativa. Tutti i dipendenti/collaboratori della compagnia trattano nell’ambito delle proprie funzioni e secondo le istruzioni ricevute i dati. Per talune attività la compagnia utilizza soggetti che svolgono, come responsabili del trattamento, compiti di natura tecnica/organizzativa. Previo separato e specifico consenso dell’interessato, i dati personali comuni verranno utilizzati da […] per finalità commerciali.
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