Firma con OTP: il miglior sistema per firmare PDF online

Come sappiamo lavorando online con clienti e fornitori in remoto, ci si pone il problema di poter firmare documenti importanti senza doverli stampare e inviare via posta. Un problema non da poco che poche società riescono a garantire efficacemente quando si firma elettronica legalmente vincolante. Ma al giorno d'oggi vi sono molte opzioni valide: per esempio una delle migliori soluzioni è la Firma con OTP dei documenti PDF. 

Decine di aziende in ogni settore hanno bisogno di una soluzione veloce e facile per semplificare il flusso di documenti e migliorare l’esperienza dei propri clienti. Ma come dare valore legale ai documenti on-line? Il problema non è di semplice soluzione, per fortuna negli ultimi anni alcuni servizi particolarmente smart hanno cominciato a fornire soluzioni valide e veloci per questo tipo di problema.

Detta anche sigillo digitale, firma remota, firma automatica, firma qualificata, etc. 

Queste differenti denominazioni indicano con più o meno precisione la possibilità di dare un valore sicuro ai documenti in remoto. La legge italiana distingue i vari sistemi. 

Per fare chiarezza bisogna considerare che la firma elettronica è un principio giuridico generale ed è definita nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS). 

La legge distingue tra firma elettronica semplice e avanzata dato che come annunciato prima il concetto di firma elettronica, conosciuta come firma elettronica semplice, si riferisce a dati in formato elettronico che sono logicamente associati ad altri. 

In pratica si tratta di associare una firma a un documento per accettarne il contenuto. 

Tuttavia ciò non richiede alcun tipo di requisito aggiuntivo di sicurezza e legittimità, in modo tale che la validità e sicurezza della firma elettronica semplice è bassa (Per fare un esempio, pensiamo alla firma delle email)!

Tuttavia, la firma elettronica avanzata fa un passo avanti, sviluppando una serie di caratteristiche relative alla sua sicurezza e veridicità che le conferiscono legittimità e validità contrattuale, vediamo perché:

1. È legata in modo univoco al soggetto che firma.

2. Identifica il firmatario con ulteriori prove oltre alla "grafica" che rappresenta la firma stessa (il sistema più comode è la firma con OTP via SMS sul numero di cellulare).

3. È creata con dati che solo il firmatario può utilizzare e che sono sotto il suo esclusivo controllo.

4. Garantisce che sia il documento firmato che la firma stessa siano protetti in modo tale da non poter essere modificati, o in modo tale che qualsiasi tipo di modifica sia evidente e registrata.

5. Così, la firma elettronica è un passo in più nella legittimità, sicurezza e controllo della firma elettronica, rispettando i requisiti della firma avanzata. Nonostante sia più complessa, è supportata da un certificato qualificato rilasciato da un'autorità di certificazione qualificata.

Ciò permette di risparmiare sui costi e di garantire la validità degli stessi pur tutelando i soggetti firmatari del documento. Tramite questi sistemi è possibile offrire ai propri clienti e partner un servizio più semplice.

Per esempio i team di vendite disporranno di uno strumento dalle enormi potenzialità, la firma in remoto di chiudere contratti in remoto in tutta sicurezza incrementando risultati e valore dei contratti.

Il servizio di firma elettronica in remoto, ottimizza i processi amministrativi, immaginiamo contratti nel settore bancario, assicurativo, team vendite o avvocati e la semplice amministrazione pubblica in difficoltà con le stringenti leggi anti-covid 19.

Gli uffici amministrativi, gli uffici del personale e i dipartimenti legali delle società possono virtualizzare i contratti mantenendo il distanziamento sociale previsto con maggiore sicurezza per gli operatori e i clienti.

Vi sono molti modi per garantire i documenti, in questo articolo vedremo i più diffusi. Alcuni prevedono chiavi hardware USB o sistemi software di sigillo crittografico. 

In questo caso si parla di certificato elettronico per la firma elettronica qualificata locale ed è ospitato sul dispositivo del firmatario. 

Questi certificati possono essere generati su una scheda crittografica, attraverso un token USB o come software di sigillo crittografico.  

Questi sistemi, di solito, hanno una controparte hardware e pertanto sono detti sistemi di firma elettronica qualificata (FEQ) mentre i dispositivi hardware necessari sono denominati hardware Security Module (HSM) dalla legge vigente. 

Entrambe le soluzioni hanno una buona sicurezza e sono comunemente impiegate in uffici centralizzati o massima riservatezza documentale dove la sicurezza, rispetto alla semplicità d’utilizzo è fondamentale. 

Il problema delle chiavi hardware è la complessità del sistema. Un sistema con dispositivi è adatto a entità centralizzate e solo in casi particolari. Per tutti i normali casi di impiego sono suggeriti sistemi di verificazione online più semplici e alla portata di tutti.

Per chi ha bisogno di un ottimo grado di sicurezza, privacy e velocità di utilizzo la firma con OTP può essere un’ottima soluzione essendo uno dei sistemi più comodi e facilmente applicabili in questo settore. 

Perché? 

I servizi di questo tipo prevedono l’utilizzo di un servizio online con un sito raggiungibile tramite un semplice browser in modo facile e sicuro, il caricamento dei documenti da firmare con pochi click e la verifica della firma elettronica tramite un semplice SMS sul cellulare del sottoscrittore. Tutto ciò in pochi minuti e senza particolari software e hardware difficilmente maneggiabili da persone inesperte o anziane.

Come detto in precedenza, con quest’ultimo metodo la firma e il certificato qualificato si trovano in un unico repository su un server sicuro e supervisionato. 

Questo secondo tipo di firma elettronica è comunemente usato nelle organizzazioni commerciali, legali e amministrative oltre che da singoli privati data la sua maggiore versatilità. Il firmatario può accedervi da qualsiasi computer o dispositivo mobile con accesso a Internet.

 I servizi di firma elettronica centralizzata con verifica tramite OTP sono offerti ad aziende e privati grazie alla loro semplicità ed economicità. 

Di fatto questi servizi sono i più indicati per chi vuole tutelarsi senza particolari procedure o sistemi da portare in giro. 

In pochi minuti è possibile recapitare, far compilare in sicurezza e ricevere il documento firmato pronto per essere archiviato.

Il concetto di firma elettronica, noto come firma elettronica semplice, si riferisce a dati in formato elettronico che sono logicamente associati ad altri. Significa associare una firma a un documento per accettarne il contenuto. Tuttavia ciò non richiede alcun tipo di requisito aggiuntivo di sicurezza e legittimità questo significa che la validità della firma elettronica semplice è bassa.

Tuttavia, la firma elettronica avanzata è un ulteriore passo avanti: sviluppando una serie di caratteristiche relative alla sua sicurezza e veridicità che le conferiscono legittimità e validità. 

Infatti:

1. È legata in modo univoco al soggetto che firma.

2. Identifica il firmatario con ulteriori prove oltre alla "grafica" che rappresenta la firma stessa.

3. È creata con dati che solo il firmatario può utilizzare e che sono sotto il suo esclusivo controllo.

4. Garantisce che sia il documento firmato che la firma stessa siano protetti in modo tale da non poter essere modificati, o in modo tale che qualsiasi tipo di modifica sia evidente e registrata.

Così, la firma elettronica avanzata è un passo in più nella legittimità, sicurezza e controllo della firma elettronica, rispettando i requisiti della firma avanzata. 

Nonostante sia più complessa, è supportata da un certificato rilasciato da un'autorità di certificazione qualificata. Ciò permette di garantire al massimo grado i propri documenti.

Pertanto è la soluzione migliore nel casi di certificazioni avanzate per contratti di acquisto o trasferimento di proprietà immobiliari, contratti di locazione con una durata superiore a 9 anni. contratti di cessione di asset societari, etc.

La firma elettronica con OTP è più che sufficiente per contratti d’impiego, quotazioni, accordi commerciali, locazioni immobiliari, etc. 

Al giorno d’oggi, questi sistemi rappresentano la migliore soluzione applicata a tutte le professioni e attività di settore, rendendo semplice e conveniente l’applicazione di un’ulteriore layer di sicurezza a tutte le vostre attività.