Innovazioni e semplificazioni: il nuovo Regolamento Ivass n. 8

La rivendicazione di una “nuova” funzione sociale del comparto assicurativo non soltanto nobilita l’intero sistema ma espone le imprese e gli intermediari a più pressanti obblighi di condotta e di protezione nei confronti dell’utenza; così la clientela deve essere anzitutto posta in grado di accedere con facilità ai servizi assicurativi proposti dal mercato, di compararli agevolmente nonché, soprattutto, di comprenderne chiaramente i contenuti negoziali, troppo spesso criptati all’interno di formulari di polizza mal scritti e, comunque, inestricabili.

È soltanto consentendo agli assicurati una miglior e più agevole comprensione delle proposte di copertura e, prima ancora, delle proprie esigenze di rischio, che la cultura assicurativa potrà adeguatamente diffondersi, soddisfacendo i sempre crescenti bisogni correlati all’evoluzione della moderna società del rischio.

In questa direzione vanno dunque i più recenti sforzi del Legislatore, che ha “aperto” la via alla semplificazione dei contratti e dei processi, superando le antiche diffidenze verso le sempre più evolute e sofisticate tecniche di comunicazione elettronica ed, anzi, valorizzando gli straordinari impatti concorrenziali e liberistici propri del mercato assicurativo digitale.

In tale contesto si colloca l’ultimo intervento regolamentare dell’Autorità di vigilanza, la quale ha emanato (3 marzo 2015) il Regolamento n. 8 “concernente la definizione delle misure di semplificazione delle procedure e degli adempimenti nei rapporti contrattuali tra imprese di assicurazioni, intermediari e clientela in attuazione dell’art. 22, comma 15 bis, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella legge 17 dicembre 2012, n. 221”.

Tali nuove misure di semplificazione sono destinate, in linea generale e salvo limitate eccezioni, a tutte le imprese operanti sul territorio della Repubblica, a tutti gli intermediari di assicurazione (iscritti nel Registro unico degli intermediari assicurativi e nell’Elenco annesso), ai contratti di assicurazione sulla vita e contro i danni.  La finalità dell’intervento regolamentare, mutuata dall’art. 22, comma 15-bis, del D.L. 179/2012, viene identificata nell’esigenza di dar corso al nuovo processo di “semplificazione” sia mediante il ricorso all’innovazione tecnologica, sia attraverso una riduzione degli adempimenti cartacei e della modulistica.

Al riguardo è bene osservare come gli intenti perseguiti dal legislatore e dall’Autorità di vigilanza siano ancora lungi dal potersi ritenere assolti. Infatti, per lo stato della normativa primaria e secondaria che continua a sopravvivere, le relazioni tra imprese e “consumatori” rimangono orientate ad una discutibile ipertrofia informativa.

Sembra infatti aleggiare, nella mente del regolatore e dei players di mercato, l’idea che una adeguata tutela del cliente passi attraverso il rilascio di quante più informazioni possibili e non invece tramite  la selezione dei dati e delle notizie che risultino effettivamente funzionali alla miglior comprensione del prodotto e della propria scelta di acquisto. Riversare sulla clientela un flusso comunicazionale indiscriminato finisce per confonderla, anziché orientarla. Meglio sarebbe invece ridurre – davvero – il set di informazioni rese, avendo cura di concentrare l’attenzione del contraente sui veri e propri nodi cruciali del rapporto assicurativo.

L’eliminazione della nota sintetica

Alla luce di tali istanze, davvero non pareva comprensibile l’impostazione originariamente seguita nel progetto iniziale del Regolamento in questione, che prevedeva un antinomico appesantimento della documentazione precontrattuale destinata ai clienti.

Ed invero, l’art. 14 di quel disegno regolamentare, in  luogo di ridurre e razionalizzare i contenuti attualmente previsti dai (già ridondanti) modelli di nota informativa allegati al Regolamento ISVAP n. 35, disponeva l’aggiunta di un ulteriore documento (la “nota sintetica”).  Un documento che, a nostro parere, avrebbe dovuto sostituire la nota informativa e non certo aggiungersi ad essa. L’evidente incoerenza di una tale struttura è stata severamente censurata nel corso della pubblica consultazione, inducendo l’Istituto ad  escludere dal testo definitivo del regolamento qualsiasi intervento di modifica di quanto stabilito (in materia  di informativa precontrattuale) dal Regolamento Isvap n. 35.

Tali interventi – così recita la relazione illustrativa - saranno differiti «ad una fase successiva all’emanazione del Regolamento, valutando anche la possibilità di costituire un tavolo tecnico, con la collaborazione dell’Ania e delle Associazioni dei consumatori e degli intermediari». E si auspica, davvero, che in quella sede il materiale informativo per la clientela vada razionalizzato e ridotto, anziché ulteriormente complicato.

L’innovazione tecnologica e il consenso all’informativa in formato elettronico

Virando sul tema dell’innovazione tecnologica, l’Istituto di vigilanza - modificando gli orientamenti precedentemente espressi - promuove incondizionatamente l’utilizzo degli strumenti della comunicazione telematica; ciò ai fini dell’adempimento degli obblighi di “informativa contrattuale e precontrattuale” «nell’ambito di relazioni tradizionali tra imprese, intermediari e contraenti [allo scopo di] renderle più semplici e flessibili mediante l’utilizzo di una pluralità di canali di comunicazione alternativi». Il che vuol dire, in termini più spicci, che gli agenti e i broker - anche quando non operano a distanza - potranno inviare i documenti informativi alla clientela mediante una semplice email, conservando prova del corretto invio della stessa. Sempre che vi sia approvazione in tal senso del cliente, che ben potrebbe verificare immediatamente, già sul proprio tablet, l’avvenuta ricezione del documento informatico.

Qualora, invece, la promozione e la vendita del prodotto avvenga interamente mediante tecniche di comunicazione a distanza, continuerà a trovare applicazione la specifica disciplina prevista dal Regolamento Isvap n. 34 del 2010 (che, comunque, è stata a sua volta oggetto di alcune modificazioni ed integrazioni, al fine di armonizzarne i contenuti con il regolamento in oggetto).

Con particolare riferimento alla trasmissione della documentazione in formato elettronico, rilevano alcune disposizioni: nello specifico gli artt. 7, 8 e 9.

Così, l’articolo 7 del Regolamento Ivass n. 8 disciplina la dichiarazione con la quale il cliente acconsente alla trasmissione in formato elettronico della documentazione inerente alla polizza, sia in fase precontrattuale che in corso di rapporto. Tale consenso, libero nelle forme purché tracciabile (anche tramite registrazione vocale), può riguardare, come ben evidenziato nella relazione, «un solo contratto o tutti i futuri rapporti, la sola informativa precontrattuale o anche le comunicazioni infra-annuali ed essere fornito anche per un contratto già in corso, per le comunicazioni successive. Esso è, dunque, uno strumento flessibile per intermediari, imprese e clienti che possono restringerne o ampliarne la portata, ferma restando la necessità di un coordinamento procedurale ed informativo tra impresa ed intermediario e la necessaria chiarezza e correttezza verso il contraente».

Il consenso deve essere reso «prima della conclusione del contratto o della sottoscrizione della proposta», ma può essere rilasciato anche in corso di rapporto, relativamente alle future comunicazioni. L’impresa e l’intermediario devono tener traccia del consenso reso e della sua eventuale revoca, nonché dell’indirizzo di posta elettronica del cliente e delle relative variazioni. In ogni caso tale consenso espresso non può implicare di per sé l’autorizzazione all’invio di materiale promozionale, pubblicitario o di altre comunicazioni commerciali a distanza. Il contraente è tenuto a comunicare all’impresa o all’intermediario ogni variazione dell’indirizzo di posta elettronica indicato e la comunicazione con la quale è inviata la documentazione in formato elettronico deve far riferimento al consenso precedentemente espresso dal cliente; ciò, all’evidenza, per  renderlo pienamente consapevole della scelta fatta, anche ai fini di una sua eventuale revoca, ai sensi del successivo art. 8. Il contraente, infatti, può in ogni momento revocare il consenso espresso ai sensi dell’articolo 7, «anche mediante posta elettronica o registrazione vocale» e di tale facoltà deve essergli data previamente apposita informativa.

Costi, oneri e sconti

Tuttavia, in caso di revoca del consenso (e non di mancato assenso nella fase precontrattuale) alla trasmissione della documentazione in formato elettronico, le imprese e gli intermediari «possono prevedere a carico del contraente esclusivamente gli oneri connessi alla stampa, e all’eventuale trasmissione, della documentazione in formato cartaceo». 

Quest’ultima disposizione segna certamente un punto di rottura con l’atteggiamento del Regolatore degli anni passati, il quale (v. art. 10 Reg. Isvap n. 34) aveva ritenuto che il cliente potesse comunque richiedere - in ogni caso e senza oneri - la ricezione della documentazione su supporto cartaceo. Tali oneri potrebbero essere oggi indirettamente caricati anche laddove il consenso sia negato all’atto della stipulazione, ricorrendo a sconti riservati ai clienti che accettino di dialogare telematicamente. Ed infatti, il nuovo regolamento contempla espressamente la possibilità che l’impresa, a fronte dell’accettazione delle modalità di comunicazione informatica, conceda al cliente un particolare sconto, appositamente indicato in polizza, rendendo di fatto più oneroso per il cliente la scelta di ottenere la documentazione in formato cartaceo. La revoca del consenso può inoltre «determinare, per le successive scadenze, la perdita del beneficio inizialmente riconosciuto».

Si profila, dunque, la possibilità, già peraltro riscontrata in qualche esperienza del mercato, che determinati prodotti siano riservati – a condizioni di prezzo di particolare favore – all’utenza tecnologicamente più evoluta, in quanto in grado di dialogare con l’impresa soltanto in via telematica e consentendole, dunque, un importante risparmio dei costi correlati all’utilizzo dei vecchi sistemi distributivi. 
Come ben stigmatizzato nella relazione di presentazione al Regolamento IVASS n. 8, la possibilità di prevedere oneri, sebbene estremamente contenuti, per il contraente che modifichi la scelta di avvalersi dello strumento elettronico per le comunicazioni, mira ad incentivare la diffusione delle forme di comunicazione digitale. La posta elettronica può essere utilizzata e il suo uso va favorito, anche con riguardo alle richieste di informazioni dei clienti, ai reclami ed alle comunicazioni in genere. In questo senso dispone l’art. 9 del Regolamento, a mente del quale «Le imprese e gli intermediari favoriscono l’utilizzo di strumenti elettronici per ricevere e riscontrare le richieste di informazioni, per la gestione dei reclami e per lo scambio di comunicazioni».

Merita, poi, di esser ricordato come l’accesso alla comunicazione telematica non diminuisca né vulneri gli obblighi di trasparenza e di correttezza precontrattuale imposti ex lege alle imprese ed agli intermediari:  «l’impresa o l’intermediario assolvono comunque agli obblighi di valutazione dell’adeguatezza di cui all’articolo 52 del Regolamento Isvap n. 5 del 16 ottobre 2006. A tal fine possono avvalersi anche di modalità informatiche» (art. 7, co. 2).

Posta elettronica certificata, firma elettronica e digitale

L’adeguamento del mercato assicurativo alle dinamiche della comunicazione e dei pagamenti digitali presuppone, anzitutto, l’obbligo per le imprese e gli intermediari iscritti nelle Sezioni A, B e D del RUI (non invece i collaboratori iscritti alla sezione E) di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata da rendere noto anche alla clientela al fine di consentirne l’uso negli atti e nella corrispondenza (art. 4). Tale indirizzo deve essere indicato negli atti, nella corrispondenza e, ove esistente, nel sito internet del soggetto interessato.

Ai sensi dell’art. 5 del Regolamento viene poi stabilito che le imprese debbano favorire  «l’utilizzo da parte dei clienti e dei contraenti della tecnologia di firma elettronica avanzata, di firma elettronica qualificata e di firma digitale per la sottoscrizione della documentazione relativa al contratto di assicurazione».

Secondo IVASS, dunque, la raccolta delle sottoscrizioni da porre in calce ai documenti (in segno di conferma dell’avvenuta ricezione o di accettazione, anche in forma specifica, dei relativi contenuti) non potrebbe essere effettuata attraverso un qualsiasi supporto informatico (non bastando, ad esempio, la posta elettronica semplice…), bensì mediante l’utilizzo di strumenti più sofisticati (quali, appunto, la firma elettronica avanzata, la firma elettronica qualificata o  la firma digitale, nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia). Pertanto, per poter soddisfare i requisiti di forma scritta di cui all’art. 1988 c.c., la stessa polizza dovrebbe essere formata (quando non su supporto cartaceo) almeno in forma digitale e con una delle tre modalità di firma sopra riportate. In verità la relazione illustrativa parrebbe impostare la questione in modo un po’ meno perentorio: le firme elettroniche di cui sopra verrebbero considerate non come le sole idonee ad assolvere le esigenze di prova connesse al rapporto assicurativo bensì come quelle dotate di efficacia  “privilegiata” ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)  «in modo particolare, per la sottoscrizione della polizza, quale documento “tipico” che rappresenta il contratto di assicurazione» (art. 5). Il che sembrerebbe avallare la possibilità di concludere un contratto attraverso uno scambio di posta elettronica semplice, nella consapevolezza che il relativo documento scritto rivestirebbe una valore probatorio forse conforme alla previsione dell’art. 1888 c.c. ma comunque più fragile e facilmente disconoscibile. L’art. 5 dispone infine che «Le imprese e gli intermediari che adottano soluzioni di firma elettronica avanzata con acquisizione di dati biometrici connessi alla firma apposta dal contraente rispettano le disposizioni legislative e regolamentari in materia, ivi incluse quelle relative alla protezione dei dati personali».

Altre previsioni

Quanto, poi, all’utilizzo di strumenti di pagamento elettronici le imprese e gli intermediari dovranno pro futuro prevedere, senza oneri a carico dei clienti, l’uso di strumenti di pagamento elettronici, anche nella forma on line, per corrispondere i premi assicurativi.

Per quanto riguarda la documentazione a cui lo stesso Regolamento fa riferimento, si prevede inoltre l’adozione di procedure per la sua conservazione (procedure che devono anche assicurare «l’ordinata e sollecita gestione delle comunicazioni intercorse») e si estende la possibilità di utilizzare, a tal fine, le modalità previste dall’art. 57 del Reg. Isvap n. 5 per le altre categorie di documenti (supporti magnetici, microfilmature, supporti ottici e digitali o altre forme equivalenti), con l’opportuna precisazione che tali modalità devono comunque rispettare le disposizioni attuative del D.lgs. n. 82/2005 “in materia di conservazione di documenti informatici”.

Importante, ai fini dell’alleggerimento degli oneri a carico dei clienti, è la previsione in base alla quale le imprese e gli intermediari dovranno adottare una gestione della documentazione volta ad evitare la richiesta, in fase di assunzione di nuovi rischi o di gestione di sinistri, di documenti non utili o già precedentemente acquisiti (anche in funzione di altri rapporti contrattuali) ed ancora in corso di validità (art. 11). Disposizione, questa, che, oltre a ridurre lo scambio documentale, potrebbe avere l’effetto di rendere difficoltosa, per le imprese, la possibilità di invocare (ad esempio, per contestare la completezza delle dichiarazioni rese dal cliente a fini assuntivi) carenze di informazioni da parte dei contraenti qualora le stesse siano state già fornite documentalmente in precedenza, seppure per scopi assicurativi differenti. È evidente come, anche in relazione a tale ultimo profilo, si renderà necessario un più stretto coordinamento tra imprese e intermediari e la strutturazione di procedure di gestione documentale che permettano al singolo intermediario di non richiedere documenti che, per altra via, siano già pervenuti nelle mani dell’impresa e, nel contempo, di non trascurare la raccolta della documentazione effettivamente necessaria per l’assunzione e la quotazione del rischio.

Il regime transitorio 

Proprio in ragione della riconosciuta difficoltà di organizzare i propri protocolli operativi per adempiere la nuova disposizione, le imprese e gli intermediari avranno a disposizione un termine di sei mesi dalla data della sua entrata in vigore del Regolamento per adeguarsi alla relative disposizioni (art. 15). Inoltre, Ivass ha tenuto a precisare in fase di pubblica consultazione che le nuove disposizioni saranno ritenute applicabili solo ai contratti stipulati successivamente a tale data (ciò per eliminare il rischio – da più parti segnalato - che errori precedenti, determinati da una maggiore lassità nella raccolta documentale, possano avere un “effetto a catena” sull’operatività successiva all’adozione del Regolamento).

Le modifiche ai Regolamenti ISVAP nn. 5 e 34

Il Regolamento IVASS n. 8, infine, apporta alcune modifiche ai due Regolamenti Isvap dedicati alla distribuzione dei prodotti assicurativi, ovvero al Reg. n. 5, relativo all’intermediazione, ed il n. 34, relativo al collocamento diretto. L’intervento più significativo riguarda l’informativa precontrattuale di cui all’art. 49 del Reg. ISVAP n. 5 e la sostituzione degli allegati dello stesso Regolamento. Emergono, dunque, alcune novità di particolare interesse pratico:

- scompare (almeno in via generale) l’obbligo di consegna del cd. Modello 7A (contenente il riepilogo dei principali doveri comportamentali dell’intermediario), a favore di una informativa affissa nei locali dell’intermediario, i cui contenuti rimangono identici a quelli precedentemente previsti per il “Modello” (cfr. nuovo allegato 7A);

- il Modello 7A deve comunque essere consegnato in caso di offerta fuori sede o di svolgimento a distanza della fase precontrattuale (cfr. art. 49, comma 2, lett. a -bis, nuovo testo);

- rimane inalterato l’obbligo di consegna del cd. Modello 7B, relativamente al quale il nuovo allegato 7B apporta solo modifiche relative all’indicazione di Ivass in luogo di Isvap (e ciò nonostante le numerose richieste di revisione contenutistica pervenute all’Istituto durante la pubblica consultazione del Reg. Ivass n. 8);

- entrambi i Modelli devono comunque essere riconsegnati o ritrasmessi al cliente in caso di stipulazione di nuovi contratti, ma solo se vi siano modifiche delle informazioni in essi contenuti; diversamente l’obbligo si dà per assolto, una volta per tutte, con la consegna in occasione del primo contratto.

Un’altra modifica importante riguarda l’art. 56 del Reg. Ivass n. 5, relativo ai “Contratti in forma collettiva”. Mediante la sostituzione delle parole “e 51” con le parole “51 e 52” si è ottenuta l’estensione dell’obbligo di verifica dell’adeguatezza anche alle “adesioni” alle polizze collettive interessate dall’art. 56 stesso. Si tratta – come chiarito da Ivass – di una conferma per via regolamentare dell’orientamento interpretativo già espresso con la nota Lettera al mercato del 17 dicembre 2013. Il nuovo Regolamento è peraltro corredato da nuovi allegati, sostitutivi degli allegati al Reg. Isvap n. 5: si tratta di un semplice aggiornamento formale dei documenti originari (i.e.: sostituzione dei riferimenti ad Isvap con quelli ad Ivass) che non comporta innovazioni di sostanza o, comunque, significative.

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